Geplaatst op
Als ondernemer heb je ongetwijfeld te maken gehad met klanten die niet op tijd betalen. Het opvolgen van openstaande facturen kost tijd en energie, en soms is het nodig om buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen. Maar wat betekent dit voor jouw cashflow? Hoe beïnvloeden deze kosten je financiële situatie, en wat kun je doen om dit te beheersen?
Wat zijn buitengerechtelijke incassokosten?
Buitengerechtelijke incassokosten zijn kosten die je als ondernemer mag doorberekenen aan een klant die niet op tijd betaalt. Deze kosten dekken de inspanningen die worden gedaan om een openstaande betaling te innen, zonder dat er juridische stappen worden ondernomen. Denk hierbij aan het versturen van aanmaningen, het opstellen van betalingsregelingen of het inschakelen van een incassobureau.
De hoogte van deze kosten is in Nederland wettelijk vastgesteld en wordt berekend aan de hand van een staffel die afhankelijk is van de hoogte van de openstaande schuld. Voor ondernemers is het belangrijk om deze kosten correct te berekenen en duidelijk te communiceren naar klanten.
De impact van incassokosten op jouw cashflow
- Uitgestelde inkomsten
Wanneer een factuur onbetaald blijft, ontbreekt de liquiditeit die nodig is om dagelijkse bedrijfsactiviteiten te ondersteunen. Dit kan leiden tot een tekort aan beschikbare middelen voor investeringen, personeelskosten of het betalen van leveranciers. Zelfs als buitengerechtelijke incassokosten worden toegevoegd aan de schuld, ontvang je dit geld pas zodra de klant daadwerkelijk betaalt.
- Extra uitgaven
Hoewel je de incassokosten mag doorberekenen, brengen de activiteiten om een betaling te innen vaak ook extra kosten met zich mee. Denk hierbij aan het inschakelen van een incassobureau of het besteden van interne middelen aan debiteurenbeheer. Deze kosten kunnen een negatieve invloed hebben op je cashflow, vooral als betalingen lang op zich laten wachten.
- Risico op wanbetaling
In sommige gevallen kunnen klanten helemaal niet betalen, zelfs niet nadat incassokosten zijn toegevoegd. Dit kan resulteren in een dubbel verlies: je ontvangt niet alleen het verschuldigde bedrag, maar draait ook op voor de kosten die je hebt gemaakt om de betaling te innen.
Hoe kun je de impact beperken?
- Heldere betalingsvoorwaarden
Zorg ervoor dat je algemene voorwaarden duidelijk aangeven wanneer een factuur als te laat wordt beschouwd en hoe buitengerechtelijke incassokosten berekenen in zijn werk gaat. Dit voorkomt misverstanden en versterkt je juridische positie.
- Proactief debiteurenbeheer
Door actief betalingsherinneringen en aanmaningen te sturen, kun je klanten eerder aanzetten tot betalen. Dit verkleint de kans dat je incassokosten moet doorberekenen en versnelt de betaling van openstaande facturen.
- Samenwerken met een professioneel incassobureau
Een ervaren incassobureau kan je helpen om openstaande betalingen sneller en efficiënter te innen. Dit bespaart je tijd en zorgt ervoor dat het proces professioneel wordt afgehandeld.
Voorkomen is beter dan genezen
Het vermijden van late betalingen is uiteindelijk de beste manier om je cashflow gezond te houden. Een goede screening van klanten, het vragen van aanbetalingen en het aanbieden van gemakkelijke betaalopties kunnen allemaal bijdragen aan tijdige betalingen.
Daarnaast kan het nuttig zijn om intern te kijken naar manieren om processen te verbeteren, zoals het automatiseren van facturatie en betalingsherinneringen. Zo verminder je niet alleen de administratieve last, maar ook het risico op cashflowproblemen.
Houd je buitenrechtelijke kosten bij
Buitengerechtelijke incassokosten kunnen een waardevol hulpmiddel zijn om te zorgen dat klanten betalen, maar ze hebben ook een directe impact op de cashflow van je bedrijf. Door duidelijke voorwaarden te stellen, proactief debiteurenbeheer toe te passen en samen te werken met professionals, kun je de negatieve effecten minimaliseren. Een gezonde cashflow is de sleutel tot groei, en het goed managen van openstaande betalingen is daar een essentieel onderdeel van.